維吉尼亞州資訊自由法案 (FOIA)，位於 § 2 。 2 - 3700等。弗吉尼亞法案的後續條，保證聯邦公民和媒體代表獲得公共機構，公職人員和公職員持有的公共記錄。
公共記錄是任何書面或錄音資料—無論是紙本記錄、電子檔案、音訊或視訊記錄，或任何其他格式—只要是由公共機構或其官員、員工或代理人在處理公共事務時準備、擁有或持有的。所有公共記錄都被假定為公開，只有在特定的法定豁免適用時才可以不公開。
FOIA 的政策指出，FOIA 的目的是促進所有人對政府活動的認識提高。為進一步推進此政策， FOIA 要求對法律進行寬泛的解釋，以支援查閱，而對允許保留公共記錄的任何豁免則必須進行狹義的解釋。
您的 FOIA 權利
- 您有權要求檢查或接收公共記錄副本，或兩者。
- 您有權要求提前估算所要求記錄的任何費用。
- 如果您認為您的 FOIA 權利受到侵犯，您可以向地方法院或巡迴法院提出請願，要求強制遵守 FOIA。
向小型企業及供應商多元化學系提交紀錄要求
- 您可以透過美國郵政、傳真、電子郵件、親自或打電話申請記錄。FOIA 並不要求您的請求必須以書面形式提出，您也不需要特別說明您是根據 FOIA 請求記錄。
- 從實用的角度來看，將您的請求以書面形式提出可能對您和接收您請求的人都有幫助。這使您能夠創建您的請求記錄。這也為我們提供了您所要求的記錄的明確說明，以避免因口頭要求而產生誤解。然而，如果您選擇不以書面形式提出 FOIA 請求，我們不能拒絕回應。
- 您的請求必須以「合理的具體性」識別您要尋找的記錄。這是一個常識標準。它並不涉及或限制您所要求的記錄的數量或數目；相反地，它要求您提供足夠具體的資訊，以便我們能夠識別和找出您所尋求的記錄。
- 您的請求必須要求現有的記錄或文件。FOIA 授予您檢查或複製記錄的權利；這不適用於您提出有關小型企業和供應商多元化部工作的一般問題的情況，也不要求小型企業和供應商多元化部創建不存在的記錄。
- 閣下可選擇接收小型企業及供應商多元化學系所使用的任何格式的電子記錄在正常營業過程中。
- 例如，如果您要求保存在 Excel 資料庫中的記錄，您可以選擇以電子方式、通過電子郵件或電腦磁碟上接收這些記錄，或接收這些記錄的列印副本
- 如果我們對您的請求有疑問，請配合工作人員的工作，以澄清您所尋求的記錄類型，或嘗試就大量請求的回應達成合理的協議。提出 FOIA 請求不是一個對抗性的過程，但我們可能需要與您討論您的請求，以確保我們理解您在尋找的記錄。
如要向小型企業和供應商多樣性部索取記錄，您可以透過以下途徑向 Larry Wilder 向：
- 101 第 14 街 11 樓
- 電話 (804) 371-2064
- 傳真 - (804) 786-9736
- 電子郵件 — lawrence.wilder@sbsd.virginia.gov
如果您對於向小型企業及供應商多樣性部 (Department of Small Business and Supplier Diversity) 索取記錄有任何疑問，也可以聯絡我們。此外，信息自由諮詢委員會也可以回答您對 FOIA 的任何問題。可透過電子郵件 foiacouncil@dls.virginia.gov 與理事會聯絡、或致電(804) 225-3056 或 [免費]1-866-448-4100 。如要對小型企業和供應商多元化部對 FOIA 要求的回應意見，請填寫公眾意見表格。
小型企業及供應商多元化部在回應您的要求方面的責任
- 小型企業和供應商多樣性部門必須在收到您的請求後的五個工作天內作出回應。"第一天」被視為收到您請求的次日。五天期間不包括週末或假日。
- 您向小型企業及供應商多樣性部索取公共記錄的背後原因與我們無關，我們在回應您的請求之前不能詢問您索取記錄的原因。然而，FOIA 確實允許小型企業和供應商多樣性部要求您提供您的姓名和法律地址。
- FOIA 要求小型企業和供應商多元化部在五天期限內對您的請求做出以下回應之一：我們將向您提供您所要求的全部記錄。我們會拒絕您要求的所有記錄，因為所有記錄均受特定的法定豁免。如果所有記錄都被隱藏，我們必須以書面形式向您發送回覆。該筆書必須確定被隱藏記錄的數量和主題，並說明弗吉尼亞法典中允許我們隱藏記錄的特定部分。
- 我們提供您所要求的部分記錄，但保留其他記錄。如果只有部分記錄符合豁免條件，我們就不能保留整份記錄。在此情況下，我們可能會編輯可能需要保留的記錄部分，並必須向您提供記錄的其餘部分。我們必須向您提供書面回覆，說明《維吉尼亞州法典》中允許保留所要求記錄部分的具體條款。
- 如果小型企業和供應商多元化部實際上無法在五天內回應您的要求，我們必須以書面形式說明，並解釋使得回應不可能的條件。這將讓我們額外 7 個工作天回覆您的請求，我們總共有 12 個工作天來回應您的請求。
- 如果您提出要求提供非常大數量的記錄，而我們認為我們無法在 12 天內提供記錄給您，而不會干擾我們的其他組織責任，我們可能向法院提出更多時間來回應您的請求。然而， FOIA要求我們在向法院要求更多時間之前，盡合理努力與您就製作或記錄達成協議。
成本
- 您可能需要支付您向小型企業和供應商多樣性部要求的記錄付費。FOIA 允許我們收取回應 FOIA 請求的實際費用。這包括員工在搜尋要求記錄的時間、複製成本或與提供請求記錄直接相關的任何其他成本等項目。它不能包括一般的開銷成本。
- 如果我們估計回應您的要求將花費超過 $200，我們可能會要求您在繼續處理您的要求之前支付一筆不超過估算金額的押金。我們回應您的請求的五天時間並不包括我們要求您支付訂金和您回應之間的時間。
- 您可以要求我們預先估算提供您所要求的記錄的費用。這將使您能夠預先了解任何費用，或讓您有機會修改您的請求以嘗試降低預估費用。
- 如果您因先前的 FOIA 請求而欠我們錢，且該款項已超過30天未付款，小型企業和供應商多元化部可能會要求您先支付逾期賬單，然後才會回复您的新的 FOIA 請求。
常用的豁免
弗吉尼亞法令允許任何公共機構拒絕公開披露某些記錄。小型企業及供應商多元化部通常會保留下列豁免的記錄：
- 人事記錄 (§ 2.2-3705。1弗吉尼亞法典的 (1))
- 受律師客戶特權限的記錄 (§ 2.2-3705。1(2)) 或律師工作產品（§ 2。2-3705。1(3))
- 供應商專有資料 (§ 2.2-3705。1(6))
- 有關合約交易和批出合約之前的記錄（§ 2.2-3705。1(12))
